Pada kenalan pertama dengan korespondensi perniagaan mungkin mendapat gambaran bahawa ini terlalu rumit sistem. Sebenarnya, pelbagai jenis surat perniagaan secara organik sesuai dengan keperluan individu dalam interaksi.

Surat perniagaan mengenai kerjasama

Jambatan pertama antara rakan niaga masa depan mungkin, sebagai peraturan, surat perniagaan mengenai kerjasama. Wakil-wakil kedua-dua firma itu sudah dapat mengenali dan melakukan rundingan awal, tetapi hubungan rasmi akan menjadi surat kerjasama.

Perkara penting untuk dokumen ini:

• merayu kepada orang tertentu;
• rujukan kepada mesyuarat atau sumber maklumat mengenai firma ini;
• ringkasan bahan perkara itu;
• jadual, harga dan maklumat tambahan lain adalah lebih baik untuk menghantar permohonan.

Surat perniagaan mesyuarat

Jika berjaya, langkah seterusnya akan menjadi surat perniagaan mesyuarat. Surat perniagaan jenis ini dapat mengurangkan jumlah peringkat perundingan perantaraan dan mempengaruhi kejayaan pertemuan yang akan datang. Pihak yang berminat perlu memikirkan butiran terperinci terkecil:

• peraturan;
• agenda;
• mengutarakan isu-isu untuk perbincangan;
• menggariskan pelbagai isu menengah yang mungkin timbul dalam proses itu;
• menyediakan aplikasi maklumat, yang mana ia adalah dinasihatkan untuk pihak lain membaca sebelum mesyuarat.

Surat perniagaan yang bijak seperti ini akan membantu mengelakkan salah faham, percanggahan, momen yang tidak menyenangkan yang boleh menjejaskan hasil rundingan. Berdasarkan hasil rundingan, surat perniagaan lain ditulis mengenai pertemuan itu – tetapi sudah dalam bentuk laporan mengenai hasil yang dicapai. Ia berfungsi dengan tujuan yang sama: untuk memastikan bahawa rakan kongsi betul mentafsirkan perjanjian yang dicapai. Pihak kedua dijemput untuk mengesahkan minit mesyuarat atau membuat pindaan – biasanya dalam masa satu hari.

Lain-lain jenis korespondensi perniagaan

Dengan hubungan yang sudah ada, paling sering, jenis huruf perniagaan, seperti surat permintaan perniagaan dan, dengan itu, respon surat. Dengan sebarang perubahan dalam pengaturan atau apabila maklumat tambahan diperlukan, satu firma menghantar surat permintaan lain.

Untuk mengekalkan hubungan perniagaan yang sedia ada atau untuk menubuhkan yang baru, jenis huruf perniagaan seperti jemputan surat perniagaan dan surat iklan perniagaan disediakan. Firma boleh menganjurkan persidangan, pameran, seminar dan sebagainya – dan menjemput rakan kongsi yang sebenar dan berpotensi, dalam orang pengurusan atau seluruh pasukan. Ia akan lebih murah untuk menghantar surat jualan, tetapi pulangan daripadanya jauh lebih rendah.

Etika perniagaan melibatkan surat penghargaan sebagai tindak balas terhadap pemenuhan permintaan oleh pihak yang bersangkutan atau untuk kerjasama lain.

Beberapa jenis koresponden perniagaan mungkin lebih sukar untuk ditulis. Ini adalah:

• surat penolakan perniagaan;
• surat perniagaan dengan permintaan maaf;
• tuntutan surat perniagaan;
• permintaan surat perniagaan.

Dalam dokumen-dokumen ini, sangat penting untuk mengekalkan nada yang baik hati dan hormat. Adapun surat permintaan, maka, mengikut peraturan etika perniagaan, rumusan permohonan itu digunakan bahkan dalam hal-hal tersebut ketika dalam hidup akan ada tuntutan.

Apa yang perlu dicari dalam surat-menyurat perniagaan:

• satu momen penting untuk mana-mana surat perniagaan adalah rayuan kepada orang tertentu, dengan ejaan yang betul nama penuh, jawatan, nama syarikat;



• tidak kira sama ada anda menulis surat perniagaan elektronik atau kertas satu – ia harus di atas kepala syarikat dengan semua syarat;
• etika, ketepatan dan penghormatan – satu-satunya nada yang boleh diterima untuk surat perniagaan.
• surat itu perlu dikekalkan dalam gaya yang kering dan gaya perniagaan – lebih baik untuk mengelakkan perubahan emosi dari ucapan biasa.

Surat perniagaan, yang ditulis dengan nuansa ini, akan memberikan kesan yang lebih baik kepada pengirim anda. Dan dalam dunia perniagaan, ini akan membantu membuka pintu yang betul.